Afin de bien communiquer, il est important que vous définissiez l’histoire que votre organisation souhaite raconter, votre cible et vos objectifs. Si cela vous semble difficile, il s’avère judicieux pour vous de faire appel à une agence de RP.
Dans le contexte camerounais, le métier est encore mal connu du grand public. Il s’insère progressivement dans un marché dominé par le marketing et la publicité. L’expertise d’une boîte de relations publics peut vous permettre d’atteindre vos objectifs business. Nous vous donnons ici 3 critères pour bien choisir votre spécialiste des RP :
1- Comprendre le métier de RP et ses enjeux au Cameroun
Comme nous le disions dans ce précédent article, les Relations Publics (RP) sont un ensemble de techniques utilisées par les organisations commerciales ou non, afin de communiquer vers un public bien défini, sur un sujet précis. Le but donc est de créer et d’entretenir des relations avec différentes parties prenantes. Les RP agissent sur les attitudes, les opinions et les comportements, à travers la gestion stratégique des relations entre une organisation et ses publics internes et externes. Cela nécessite d’avoir des discours adaptés, précis, pertinents, persuasifs à chaque public pouvant impacter positivement ou négativement la vie de l’organisation.
Au Cameroun, les RP doivent davantage créer un nouveau récit, une image positive des organismes. Nous vous invitons à lire les échanges avec Santher Mbacham et Lionel Tousse, des professionnels des RP qui mettent en lumière l’importance de leur secteur.
2- Choisir une agence 100 % RP œuvrant dans votre secteur d’activité
Au Cameroun, les expertises en RP sont souvent proposées par des agences de marketing ou de communication aux profils généralistes. Nous vous conseillons de privilégier une agence 100 % Relations Publics, car elle aura développé au fil de ses différentes missions, des compétences et surtout de la dextérité.
Après votre premier listing d’agence uniquement RP, portez votre choix sur une agence qui a une connaissance pointue de votre secteur d’activité. Dans Relations Publics, il y’a le terme “relations” qui revêt une grande importance; une agence qui a de l’expérience dans votre domaine, aura un carnet d’adresse bien fourni et saura faire appel à celui-ci, nécessaire, pour l’atteinte de vos objectifs. Elle connaîtra le fonctionnement de votre marché, vos parties prenantes, vos potentiels partenaires, vos concurrents et surtout, les messages clés qui permettront à votre organisation de se démarquer véritablement.
3- L’agence de RP en elle-même
Après avoir fait le choix de l’agence de RP qui répond à votre besoin, il est tant pour vous d’effectuer une veille sur elle. Nous vous conseillons à cet effet de vérifier sa réputation, ses références, sa communication, son équipe, son fonctionnement et ses coûts.
- La réputation : rien de pire pour un organisme que d’être représenté par une agence de RP qui a essuyé de nombreux bad buzz, ou qui a une mauvaise réputation auprès des médias, des influenceurs, de l’opinion publique, etc. N’hésitez pas à échanger avec des personnes qui ont eu à interagir avec les agences que vous avez répertoriées dans votre liste. La notoriété, l’image et la réputation de votre entreprise sont en jeu.
- Les références : demandez à l’agence ses références et ses clients actifs sur les 12 derniers mois. Cela vous donnera de meilleurs indicateurs sur ses performances (les projets pilotés, le coeur d’activité des clients et la bonne visibilité de ces derniers). N’hésitez pas à demander également les résultats et les chiffres clés (le nombre de retombées presse dans les médias les plus qualitatifs pour votre secteur et votre audience ; le nombre de partages sur les réseaux sociaux ; le nombre de visiteurs dirigés vers le site web du client grâce aux liens UTM ; la qualité des experts contactés, etc.) selon vos objectifs. N’oubliez pas qu’en matière de RP “ce qui ne se mesure pas vaut zéro”. Si vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à téléphoner à ces clients pour avoir plus de détails sur la collaboration avec l’agence.
- La communication de l’agence est-elle efficace et correspond-t-elle à vos standards? Chaque boîte de RP a son ADN propre en matière de création de contenus (comment communique-t-elle sur les réseaux ? Quelle est la qualité de ces infographies, de ces photographies et de ces messages ? Sur quels réseaux sociaux est-elle présente ? Quelle est la qualité de son site internet ?) ce qui n’empêche qu’elle doive être performante sur sa communication externe.
- L’équipe : une collaboration fructueuse agence-annonceur se construit avec une équipe stable et disponible. Mettez un accent sur le profil de l’équipe constitutive de l’agence : quelles sont ses fonctions ? Quelles sont ses spécialisations ? Quel est son background ? Comment est son “empreinte numérique?” ? Comment fait-elle son personal branding ? Demandez à rencontrer les personnes qui vous seront dédiées avant de signer. Avez-vous un bon premier contact ou une bonne alchimie au fur et à mesure de votre collaboration ? Les personnes dédiées sont-elles stagiaires ? Si oui, sont-elles sous la coordination d’un communicant au profil Senior disponible et qui maîtrise votre écosystème et vos sujets? Une bonne équipe de RP est une équipe qui vous proposera des meilleures solutions pour vos actions de communication. L’équipe ne doit pas vous permettre monts et merveilles, mais une vraie valeur ajoutée à votre force de communication. Elle doit rapidement saisir votre problématique, vos objectifs, avoir l’esprit ouvert, un bon relationnel, être innovante et créative.
- Le fonctionnement : votre mode de fonctionnement doit être clarifié et contractualisé dès le départ pour éviter des mauvaises surprises. Chaque agence de RP a ses propres règles et ses propres codes. Il est primordial de vous assurer que celle-ci correspond à vos exigences. À quelle fréquence ferez-vous des points ? Quelles sont les étapes d’approbation et la marge de manœuvre de l’agence ? Comment se feront vos demandes vers l’agence ? L’idéal serait de mettre en place des briefs clairs et précis qui vous permettront de matérialiser vos demandes et de garder des traces écrites. N’hésitez pas à faire une simulation avec l’agence pour connaître leurs méthodes de travail : “Nous souhaitons lancer une levée de fonds, quelle communication mettrez-vous en place ?”
- Les coûts : l’expertise RP a un prix et doit figurer dans votre budget de communication. Au Cameroun, les agences de RP ne communiquent pas sur leurs coûts. L’agence que vous avez sélectionnée doit vous envoyer une proposition budgétaire; assurez-vous bien de comprendre ce qu’elle contient. Ces offres doivent idéalement comprendre la radio, la TV, le print et le digital. Vérifiez aussi le niveau de flexibilité de l’agence en terme de services et de paiements face à vos besoins. Méfiez-vous des tarifs alléchants ou avantageux. Certaines agences vous proposeront des tarifs bas, qui hélas ne vous permettront pas cependant, d’atteindre vos objectifs. A l’inverse aussi, ne payer pas le prix cher pour des services qui pourraient vous être proposés à un coût plus avantageux dans une agence plus qualifiée. C’est à vous d’évaluer et de bien prospecter, car votre réputation et votre budget sont en jeu.
L’expertise RP demande du temps pour avoir des résultats. Par exemple, si vous envisagez de lever des fonds pour une initiative, il serait un peu maladroit de contacter une agence de RP à trois semaines de la fin de votre projet. Même si cette agence possède un carnet d’adresses très bien fourni et est l’une des meilleures dans son domaine; elle n’aura malheureusement pas suffisamment de temps pour comprendre votre organisation, accroître sa visibilité à la hauteur de vos enjeux. Vous risquez donc de vous retrouver avec des résultats décevants. Alors, pensez à inclure très rapidement les RP dans votre stratégie de communication.
Découvrez ci-dessous, une infographie représentant les compétences techniques et les aptitudes professionnelles d’une bonne chargée de Relations Publics.
Par Elodie MBIDA